De inflatie blijft de horeca onder druk zetten. Volgens ING stijgen de horecaprijzen in 2025 gemiddeld met 5 procent, wat hoger is dan de algemene inflatie. Dit komt door oplopende voedings- en personeelskosten. Voor horecaondernemers kan dit voelen als een constante prijsdruk.
Toch is er ruimte om invloed uit te oefenen: onderhandelen blijft mogelijk. Met de juiste strategieën kun je een deel van de kostenstijging opvangen en je marges beschermen. Hieronder vind je zes praktische tips om sterker te staan tijdens je volgende onderhandeling met leveranciers.
Voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel om een goede onderhandelingspositie te verkrijgen. Verzamel alle contracten en verzamel informatie over het product. Hoe ziet de markt eruit? Wat kost het bij de buren? Breng in kaart hoe de prijzen van het product zich de afgelopen jaren hebben ontwikkeld en breng ook in kaart welke informatie je van de leverancier wilt hebben. Schrijf deze op. Neem de tijd voor een goede voorbereiding. Het helpt bij de onderhandelingsgesprekken.
Eerste gesprekken
Als ondernemer ben jij beslissingsbevoegd, maar dat geldt niet automatisch voor je gesprekspartner. Controleer vooraf of de persoon met wie je onderhandelt de macht heeft om beslissingen te nemen over prijs, levering en contractvoorwaarden.
In de eerste gesprekken bespreek je wederzijdse verwachtingen. Het draait niet alleen om lagere prijzen, maar ook om extra voorwaarden zoals flexibelere leveringsmomenten, kortere of langere betalingstermijnen en andere manieren om je cashflow te beschermen in een onzekere markt.
Bepaal van tevoren je strategie: welke concessies kun je accepteren en bij welke voorwaarden stop je de onderhandeling? Door voorbereid en gestructureerd het gesprek in te gaan, vergroot je je kans op een succesvol resultaat.
Evaluatie
Na de eerste gesprekken is het belangrijk om alle verkregen informatie goed te evalueren. Vaak kom je nieuwe feiten tegen die je onderhandelingspositie kunnen veranderen, zoals actuele marktprijzen, leveringsmogelijkheden of flexibele betalingsvoorwaarden.
Herzie je strategie waar nodig: bepaal welke concessies mogelijk zijn, welke punten essentieel blijven, en hoe je het gesprek in de volgende ronde sterker kunt voeren. In een dynamische markt zoals nu, kan snel schakelen en het benutten van nieuwe inzichten het verschil maken tussen een gemiddelde en een succesvolle onderhandeling.
Voorstel
De volgende stap is het doen van een voorstel. Hoe je dit aanpakt, hangt af van je onderhandelingsstrategie. Een directe, harde strategie – snel een prijs op tafel leggen met een strikte deadline – werkt alleen als je een sterke positie hebt, bijvoorbeeld als grootverbruiker van het product. Voor de meeste horecaondernemers is dit meestal niet ideaal. Een zachtere, meer oplossingsgerichte aanpak is vaak effectiever.
Betrek de leverancier bij het vinden van een oplossing: denk aan alternatieve producten, flexibele leveringen of betalingsvoorwaarden die de cashflow beschermen. Zet bij je voorstel hoog in, zodat er ruimte is voor een tegenvoorstel. Dit creëert speelruimte en verhoogt de kans op een compromis dat beide partijen tevredenstelt.
De knoop doorhakken
Uiteindelijk moet er een duidelijke keuze worden gemaakt: is de nieuwe prijs voor jou als horecaondernemer haalbaar en verantwoord? Bij een goede deal is zelden één partij volledig tevreden; vaak heeft iedereen iets toegegeven om tot een compromis te komen.
Als de wensen te ver uit elkaar liggen en er een impasse ontstaat, is het verstandig om alternatieve leveranciers te bekijken. Niet tot elkaar komen betekent echter niet het einde van de relatie; je kunt besluiten later opnieuw te onderhandelen. Wanneer de deal wel beklonken is, leg dan alle afspraken goed vast. In een markt met hoge inflatie en wisselende leveringsvoorwaarden is duidelijke documentatie essentieel om misverstanden en onverwachte kosten te voorkomen.
Evalueren
Als de nieuwe afspraken zijn vastgelegd, is het belangrijk om een grondige evaluatie te doen. Zijn de gestelde doelen bereikt? Welke aspecten van de onderhandeling hebben winst opgeleverd en waar is toegegeven?
Noteer de sterke punten van je aanpak en identificeer waar verbetering mogelijk is. Leg deze evaluatie op papier vast, zodat je bij toekomstige onderhandelingen – zelfs met andere leveranciers – kunt terugkijken op wat werkte en wat niet. In het huidige dynamische marktklimaat, met snelle prijsfluctuaties en leveringsdruk, helpt een gestructureerde evaluatie om je onderhandelingsstrategie flexibel en weerbaar te maken. Zo leer je continu bij en vergroot je de kans op betere deals in de toekomst.
Tot slot
Niet iedereen voelt zich comfortabel bij onderhandelen, terwijl anderen er juist energie en voldoening uit halen. Als je twijfelt over je eigen onderhandelvaardigheden, is het verstandig om iemand anders de gesprekken te laten voeren.
Dit kan iemand binnen je team zijn, zoals een ervaren inkoper, of een externe professional met kennis van de markt en onderhandelingstechnieken. In de huidige dynamische markt kan zo’n strategische ondersteuning het verschil maken tussen een redelijke deal en een uitstekende deal.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante restaurantnieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
