Digitaliseren is de afgelopen jaren een enorme trend. Alles moet tegenwoordig online en in de cloud. Daarnaast streven veel bedrijven naar een clean desk of een paperless office. Maar wat is er eigenlijk mis met een papieren administratie?
Veel ondernemers werken nog met mappen. Inkomende facturen in de ene, uitgaande in de andere map. Elk jaar gaan de mappen naar de boekhouder of accountant voor de jaarstukken en belastingaangiftes. Dat werkt op zich prima, maar u doet zichzelf wel tekort, want de financiële administratie kan sneller, beter en makkelijker!
7 redenen om nú digitaal te gaan werken
Raak niets meer kwijt
Minder kans op fouten
Minder fysieke opslagruimte
Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk
Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant
Krijg sneller betaald
Beter voor het milieu
1. Raak niets meer kwijt
Bonnetjes kwijtraken, het overkomt iedereen wel eens. In een digitale administratie vindt u onmiddellijk wat u zoekt. Het is wel handig om alle inkomende facturen meteen te scannen en in te lezen. Dan heeft u alle gegevens gelijk digitaal.
2. Minder kans op fouten
Wanneer u al uw financiële gegevens digitaal heeft, maakt u niet meer zo snel een vergissing bij het overtikken van een naam of rekeningnummer. Indien u uw administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma, zijn veel gegevens automatisch opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.
3. Minder fysieke opslagruimte
U kunt de archiefkasten met mappen gedag zeggen. De financiële administratie staat gewoon in de cloud. Daar kunt u het onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. De documenten staan veilig online. Het enige wat u hoeft te doen, is voor een goede beveiliging te zorgen, bijvoorbeeld door middel van sterke wachtwoorden en tweestapverificatie. Het wordt ook veel makkelijker om uw administratie lang genoeg te bewaren: het kost u immers geen fysieke opslagruimte.
4. Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk
Als de financiële administratie digitaal is, ziet u altijd in één overzicht hoeveel geld er binnenkomt en er uitgaat. U kunt uw bedrijf dan ook sneller bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.
In een digitale administratie die in de cloud hangt, kunt u altijd bij. U kunt er ook tegelijk met anderen in werken én real-time zien wat zij doen. Ook is het handig als u even iets wilt opzoeken en op een andere locatie bent. Dankzij internet heeft u uw financiële administratie altijd bij u.
5. Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant
U kunt verschillende bedrijfsprogramma’s koppelen wanneer u digitaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en het kassasysteem. Het geeft veel meer overzicht in uw bedrijf.
Uw boekhouder of accountant is minder tijd kwijt aan het doorspitten van de financiële administratie en het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiftes.
Vooral als u hetzelfde online boekhoudprogramma gebruikt, gaat dit een stuk efficiënter. Dit betekent dat uw boekhouder of accountant meer tijd heeft om u van advies te voorzien, voor hetzelfde geld.
6. Krijg sneller betaald
Als u uw facturen digitaliseert, kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden meteen te betalen met iDeal. Daardoor zullen veel van uw klanten rekeningen meteen voldoen. U heeft ook beter overzicht over wanneer betalingstermijnen verstrijken, u weet meteen wanneer u een herinnering kunt sturen, dit kan zelfs automatisch. Uit ervaring blijkt dat daardoor uw rekeningen sneller worden voldaan.
7. Beter voor het milieu
Uw administratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en u heeft minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: klanten vinden het steeds belangrijker dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt.
Tip 1) Let wel met welke host u in zee gaat, in het kader van de privacy wetgeving kan het grote gevolgen hebben of uw gegevens binnen of buiten Europa zijn opgeslagen.
Tip 2) Ga na of uw host zorgt voor de beveiliging en back-up procedures of regel het zelf.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Digitaal Ondernemen. Meer artikelen lees je via deze link.
