De 20 beste inkooptips

Inkopen. Het is misschien niet het leukste onderdeel van je bedrijfsvoering, maar het is wel heel erg belangrijk. Om het je wat makkelijker
te maken, verzamelen we speciaal voor jou de beste inkooptips. Doe er je voordeel mee!

*1. Vooruitbetaalde bonus*
Leveranciers bieden soms een vooruitbetaalde bonus. Dit is dan een bedrag dat je voorafgaand aan de afnameovereenkomst in één keer uitgekeerd krijgt, gebaseerd op een geprognosticeerd afnamevolume. Een dergelijke eenmalige bonus kan voor wat extra liquiditeiten zorgen. Aan de andere kant is een dergelijke geste ook veelal niet volledig vrijblijvend. Mocht niet aan de afnameverplichtingen kunnen worden voldaan, dan kan de leverancier de bonus, direct of op den duur, (deels) terugvorderen. Check ook goed of de bonus niet verdisconteerd zit in hogere inkoopprijzen.

*2. Maak de 'hardlopers' bespreekbaar*
Zowel voor jou als horecaeigenaar als voor de leverancier is het interessant om een deal te sluiten voor producten met een hoog omzet/afzetvolume. Een extra korting op goed verkopende producten voel je namelijk sneller in de portemonnee. De leverancier kan daarentegen sneller een extra korting bieden, omdat er sprake is van hogere inkoopvolumes. Het mes snijdt dan dus mooi aan twee kanten.

*3. Payroll*
Bij payroll wordt veelal een factor op het brutoloon gehanteerd. De factor, maar ook de voorwaarden verschillen per dienstverlener. De concurrentie is hevig, dus waarschijnlijk heb je enige onderhandelingsruimte. Focus niet alleen op de factor, maar zeker ook op de overige voorwaarden. Wat is allemaal inbegrepen en wat niet? Wat is de opzegtermijn? Vooral indien de factor in een offerte aanzienlijk lager is dan van andere dienstverleners, dan is het raadzaam om goed te achterhalen waar op andere aspecten de verschillen zitten.

*4. Payroll versus loondienstverband*
Payroll wordt vaak gezien als optie vanwege minder administratieve rompslomp en minder risico bij bijvoorbeeld ziekte of beëindiging dienstverband. Bij een payroll-organisatie betaal je een all-in tarief. De factor op het bruto uurloon is al snel minimaal 1,5. Informeer altijd bij een reguliere loonadministratieverwerker wat een medewerker totaal zou kosten waarbij je je ook verzekert voor ziekte-en of arbeidsongeschiktheid en je de administratieve rompslomp volledig uitbesteed wenst te hebben. De conclusie kan dan best zijn dat een medewerker in eigen loondienst ook met afdekking van de risico's goedkoper is dan via een payroll-organisatie. Andersom kan natuurlijk ook. Zorg er in ieder geval voor dat je appels met appels kunt vergelijken.

*5. Focus niet alleen op de kostprijs van een product*
Sommige ondernemers focussen uitsluitend op de laagste inkoopprijs per product. Het goedkoopste product hoeft echter zeker niet altijd ook het meest winstgevend te zijn. Stel dat er keuze is uit verschillende soorten huiswijn, variërend van € 2,00 tot € 4,00 per fles. Aan kwaliteit zit ook een maximaal prijskaartje (verkoopprijs). De fles wijn met een inkoop van € 2,00 zou tegen een lagere verkoopprijs verkocht kunnen worden dan een fles wijn van € 4,00 per fles. Stel: je kan de € 2,00 inkoopfles verkopen voor maximaal € 3,00 per glas en de € 4,00 inkoopfles voor € 4,00 per glas. De omzet (inclusief BTW) bij 5 glazen uit 1 fles is dan respectievelijk € 15,00 versus € 20,00. De winst per fles voor de goedkope variant bedraagt dan € 9,40 euro en de duurdere levert € 12,52 euro brutowinst op. De fles wijn met de duurste inkoop zal uiteindelijk voor meer winst zorgen.

*6. Service heeft ook een waarde....*
Natuurlijk moet elke ondernemer op de kleintjes letten. Sommige leveranciers zijn in de kostprijs per product goedkoper dan anderen. Maar let dan ook goed op de leveringsvoorwaarden. Zo is de prijsconcurrentie op dranken momenteel hevig. Er zijn leveranciers die aanzienlijk goedkoper dranken kunnen leveren, maar wel bezorgkosten in rekening brengen indien een minimale ordergrootte niet wordt gehaald en mogelijk ook de goederen niet tot in de onderneming leveren en/of emballage retour nemen. Bereken eens wat het zou kosten aan personeel als je deze medewerkers in moet zetten bij het verplaatsen van de goederen naar het magazijn, zodat je een gedegen afweging kunt maken.

*7. Inbreng van kennis kan ook waardevol zijn*
Over het algemeen beschikken leveranciers over veel productkennis. Productkennis is waardevol om de ondernemer te kunnen adviseren bij het productassortiment, maar ook voor medewerkers. Want des te meer productkennis een medewerker heeft, des te eenvoudiger wordt het verkoopproces aan tafel. Informeer altijd naar mogelijkheden om productkennis over te kunnen dragen. Het is niet ongebruikelijk dat leveranciers verschillende cursussen aanbieden. Misschien bieden ze dit zelf al aan en zo niet, vraag eens wat de mogelijkheden zijn. De leverancier kan dit misschien kosteloos aanbieden. Dat scheelt dan weer in de opleidingskosten van je personeel.

*8. Beperking leveranciers kan lonend zijn*
Werken met lokale leveranciers is een trend, mede omdat gasten lokale betrokkenheid waarderen. Het werken met meerdere leveranciers brengt echter ook meer administratieve en procesmatige werkzaamheden met zich mee. Een reductie van het leveranciersbestand kan lonend zijn. Omdat je door de reductie ook meer inkoopvolume voor de leverancier realiseert, is de kans groter dan er betere voorwaarden bedongen kunnen worden.

*9. Bereken welke kenmerken van het product lucratiever zijn*
Des te meer bewerkingen je zelf dient te verrichten op de ingekochte ingrediënten of producten, des te goedkoper de inkoopprijs zal zijn. Daar staat tegenover dat je zelf kosten zal moeten maken om het product te bewerken. Indien je over relatief veel 'loze' keukenuren beschikt, kan het lonend zijn om meer vuile producten in te gaan kopen. Je gaat er dan per saldo op voorruit. Het personeel betaal je toch al. Andersom geldt hetzelfde. Indien je kunt besparen op personele inzet door meer met gemaksproducten te gaan werken, dan kan dit goedkoper uitvallen.

*10. Stel eens een barterovereenkomst voor......*
Indien je bijvoorbeeld bij een lokale leverancier producten afneemt, dan kun je voorstellen om je leverancier ergens te vermelden, bijvoorbeeld op je website of op de menukaart. Ter compensatie kun je wellicht ofwel scherpere inkoopcondities overeenkomen of vragen of de lokale leverancier ook promotie voor jouw zaak verricht. Natuurlijk kun je dit ook voorstellen aan grotere leveranciers, maar die kans van slagen schatten wij kleiner in....

*11. Grotere aanschaf via lease of uitgestelde betaling*
Indien je een relatief grote aanschaf gaat doen en de liquiditeiten voor deze aanschaf eigenlijk hard nodig hebt, dan kun je vragen of het mogelijk is om de aanschaf in termijnen te betalen. Indien de leverancier dit niet kan of wenst, dan kun je de aanschaf mogelijk via een leasemaatschappij financieren. Let op: de meeste leveranciers berekenen wel een rente door. De rente wordt dan verdisconteerd in een vaste maandtermijn (rente en aflossing). Controleer goed wat uiteindelijk de werkelijke rente is die je betaalt. Vraag desnoods je accountant of boekhouder om deze inzichtelijk te krijgen.

*12. Gerechten calculeren*
Calculeer elk gerecht, maak een receptuur met actuele inkoopprijzen en houd deze elk kwartaal up-to-date. Bereken je inkoopprijs ex BTW en vertaal dit naar een verkoopprijs ex BTW. Zorg ervoor dat je gecalculeerd inkooppercentage onder de norm zit (voorbeeld: de norm is 30% inkoop keuken, calculeer dan op 28%). Verhoog deze inkoopprijs met circa 5% voor afval en bijvoorbeeld boter.

*13. Menu-engineering*
Bekijk per kwartaal hoeveel je van de verschillende gerechten verkocht hebt:

- Gerechten die je weinig verkoopt en waarvan de marge laag is, moet je doorgaans van de kaart halen. Gerechten die je weinig verkoopt en waar een goede marge op zit, moet je proberen actief te verkopen (reclame).

- Gerechten die je vaak verkoopt en waar de marge laag is: bekijk of je minder of goedkopere ingrediënten kunt gebruiken (zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit!) of dat de verkoopprijs kan worden verhoogd. Hiermee kun je de marge verhogen.

*14. Borden calculeren*
Bekijk de borden die de keuken uit gaan. Ligt er niet te veel op de borden? Het is mooi als gerechten gecalculeerd zijn, maar als er vervolgens 20% te veel op het bord ligt (friet, garnering, beleg etc) is al het rekenwerk voor niets geweest.

*15. Houd orde*
Tel elke maand je voorraad, lever elke maand alle inkoopfacturen van die maand in bij de boekhouding; zorg dat je administratie compleet is.

*16. Vergelijken*
Vergelijk je werkelijke inkooppercentage vanuit je maandcijfers met de calculatie (recepturen) van je gerechten, en bespreek deze eventueel met het keukenpersoneel.

*17. Maak medewerkers verantwoordelijk voor inkoop*
Maak het inkooppercentage onderdeel van het werk van de verantwoordelijke medewerker, beloon goede resultaten als de winst het toelaat, spreek hem/haar erop aan als de brutomarge te laag is.

*18. Seizoensgebonden producten*
Gebruik seizoensgebonden producten, deze zijn altijd goedkoper dan producten buiten het seizoen.

*19. Voorraden verwerken*
Verwerk voorraad in het gerecht van de dag/week, zodat je je zo min mogelijk eten hoeft weg te gooien.

*20. Wees kritisch naar leveranciers*
Kijk van tijd tot tijd (elk halfjaar en bij elke nieuwe kaart) kritisch naar je leveranciers en vergelijk prijzen. Schroom niet om af en toe te wisselen van leverancier.

~Auteurs: Mark Tamsma (Horeca-accountancy.nl), Jeroen Boon, accountmanager Van Spronsen & Partners horeca-advies en Teun van den Berg (Makro Nederland).~