De COVID-19 pandemie heeft tot op heden veel impact gehad op restaurants door de opgelegde sluitingen en beperkte openingstijden door de Nederlandse overheid. Van te voren was bekend dat een pandemie op elk moment kon opduiken en dat het een grote bedreiging kon vormen voor bedrijfscontinuïteit. Ook weten we dat het niet de laatste pandemie is die ons zal treffen. Veel bedrijven waren echter niet voorbereid op een pandemie en reageerden daardoor te laat. Het doel van dit artikel is om restaurantondernemers te informeren en te adviseren over de voorbereiding op een mogelijke toekomstige pandemie, en nuttige kenmerken en vaardigheden in deze situaties die naar voren zijn gekomen uit het onderzoek van Daphne Roorda in 2021. Dat maakt dit artikel interessant voor restaurantondernemers in het bijzonder.
Een ramp
Een pandemie is een onverwachte situatie die de werking van een bedrijf verstoort. Er bestaan verschillende meningen over de vraag of de pandemie een “natuurramp” is. Sommigen stellen dat we niet voortdurend de natuur de schuld kunnen geven en de verantwoordelijkheid voor mislukte ontwikkelingen bij natuurverschijnselen kunnen leggen. De noodzaak voor rampenrisico’s wordt gevoed door door een slechte stadsplanning, toenemende sociaaleconomische ongelijkheden, niet-bestaand of slecht gereguleerd beleid en een gebrek aan proactieve aanpassing en mitigatie om ontdekking te voorkomen. Zelfs als een virus in de natuur voorkomt, is een pandemie niet 'natuurlijker' dan rampen veroorzaakt door orkanen, tsunami’s, extreme hitte of droogte. Daarom wordt een pandemie in dit artikel aangemerkt als ramp, die als volgt wordt omschreven: 'een ernstige verstoring van het functioneren van een gemeenschap of een samenleving op enige schaal als gevolg van gevaarlijke gebeurtenissen in wisselwerking met omstandigheden van blootstelling, kwetsbaarheid en capaciteit, leidend tot een of meer van de volgende: menselijke, materiële, economische en ecologische verliezen en gevolgen'.
Eigenschappen
Daphne Roorda studeert binnenkort af aan Hotelschool The Hague op een onderzoek naar weerbaarheid en reacties onder restaurantondernemers in Den Haag, die de crisis als gevolg van COVID-19 tot nu toe hebben overleefd. Haar onderzoek laat zien dat deze ondernemers allemaal vergelijkbare eigenschappen en vaardigheden vertoonden. Zij bleven vertrouwen houden in hun toekomst en beschikten dus over een positieve manier van denken. Onderzoek onderbouwt dat ondernemers er meer in geloven dat gebeurtenissen die hem/haar overkomen controleerbaar zijn in vergelijking met anderen. Dit zou mogelijk gerelateerd kunnen zijn aan hun positieve manier van denken en het vertrouwen in de toekomst. Verder bleek dat de ondernemers die deelnamen aan het onderzoek, actief handelden naar wat er gebeurde. Bijvoorbeeld door te beginnen met afhaal toen zij geen gasten mochten ontvangen in de restaurants, om zo inkomsten te blijven genereren. Dit wordt onderschreven door andere ondernemers die deelden dat aanpassingsvermogen een belangrijke vaardigheid is om te bezitten, aangezien je niet op alles voorbereid kunt zijn. Aanpassingsvermogen kan een bedrijf helpen om een concurrentievoordeel te creërenOndernemers die deze vaardigheid missen worden gekenmerkt door starheid, concurrentie met anderen, ontevredenheid, niet benaderbaar zijn en moeite hebben met ambiguïteit. Wanneer aanpassingsvermogen ontbreekt, wordt er geadviseerd om dit te trainen. Je kunt je denkproces veranderen door open te staan voor verschillende perspectieven om zo te leren, te verbeteren en te groeien. Daarnaast helpt het jezelf te dwingen om risico’s te nemen, anderen aan te moedigen om ruimdenkend te zijn en door het leren van nieuwe dingen te omarmen.
Voorbereiding
Om voorbereid te zijn op een toekomstige pandemie is het raadzaam om een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen. Een bedrijfscontinuïteitsplan biedt procedurele begeleiding die een bedrijf helpt bij het voorkomen en voorbereiden van verstoringen, bij het reageren hierop, en bij het managen en herstellen van de crisis. Het beschrijft de procedures en instructies die een bedrijf moet volgen wanneer zij geconfronteerd worden met een ramp. Bovendien zal de aanwezigheid van een zorgvuldig uitgedacht en duidelijk bedrijfscontinuïteitsplan de beste kansen geven om een bedrijfsramp te boven te komen. Vooral zal het helpen om de continuïteit van activiteiten te verbeteren, de reputatie van het bedrijf te beschermen en het bedrijfsverlies te minimaliseren. Als het bedrijf erin slaagt de verstoringen van zijn activiteiten en de impact voor zijn klanten te minimaliseren, gaat dit vaak ten koste van concurrenten. Het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan kan dus een concurrentievoordeel zijn voor een bedrijf.
Gewoonlijk zijn deze plannen gericht op wat er zal gebeuren wanneer een gebouw of andere assets beschadigd wordt door een ramp. Tijdens een pandemie zijn de manieren waarop een bedrijf kan werken echter aangetast, en blijven gebouwen en apparatuur intact. Daarom vereist een pandemie een andere aanpak. Bijvoorbeeld het opstellen van een plan wanneer werknemers zich gedurende een bepaalde periode niet op het werk kunnen melden. Hoe gedetailleerd een bedrijfscontinuïteitsplan is, hangt af van het soort bedrijf. Het onderzoek van Daphne Roorda heeft geleid tot een lijst met optionele elementen voor een bedrijfscontinuïteitsplan voor restaurants.
- Crosstrainen van personeel om er zeker van te zijn dat essentiële functies zullen blijven bestaan. Denk aan het leren van de koks om met de kassa te werken en bedienend personeel om met de keukenapparatuur te werken.
- Zorg voor voorzieningen om de handen te wassen en/of voor hand desinfecterende middelen op alcoholbasis.
- Plan tijd tussen verschillende maaltijdrondes om contactpunten en oppervlakken te desinfecteren.
- Verander de tafelindeling om de afstand tussen mensen te vergroten. Plexiglas schermen kunnen een alternatief zijn als de ruimte in het restaurant beperkt is.
- Houd dezelfde medewerkers bij elkaar op dezelfde diensten om het risico van infectie van alle medewerkers tegelijk te verminderen.
- Bepaal wanneer u openblijft, wanneer u sluit voor gasten, wanneer u alternatieve methoden gebruikt om zaken te doen (bv. alleen afhaalmaaltijden) en wanneer u volledig sluit.
- Documenteer alle richtlijnen voor zakelijke beslissingen en management.
- Noodfonds om onverwachte uitgaven te dekken. Bedrijven die in staat zijn een reserve op te bouwen vergroten hun kansen. Dit is uiteraard een lastige opgave, maar een recent artikel in Forbes adviseert om een reserve van 10-30% van de jaaromzet aan te houden, en geeft daarvoor een aantal praktische tips..
Conclusie
Een pandemie is een ramp die een onderneming ontwricht. Toch zijn er ondernemers met kenmerken die een positieve invloed hebben op hun succes om met zo’n onverwachte situatie om te gaan. De positieve manier van denken en het geloof in de controleerbaarheid van gebeurtenissen zijn twee van deze geïdentificeerde eigenschappen. Daarnaast wordt ook het aanpassingsvermogen genoemd als een uiterst belangrijke eigenschap om te bezitten. Er wordt aangeraden deze eigenschap te trainen wanneer deze niet of niet voldoende aanwezig is, omdat dit een bedrijf kan helpen een concurrentievoordeel te verkrijgen. Om voorbereid te zijn op een toekomstige pandemie, wordt restaurantondernemers aangeraden een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen. Dit plan zal helpen om de verstoring die een pandemie veroorzaakt te verminderen en zo de verliezen van het bedrijf te minimaliseren.
Meer informatie over het onderzoek naar de impact van Covid op hotels en restaurants: research@hotelschool.nl.
Blijf je graag op de hoogte?
Twee keer per week het actuele en relevante restaurantnieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
